Информирую вас о письме

Информационное письмо о деятельности компании: образец, как составить

Информирую вас о письме

Бизнес юрист > Корпоративное право > Информационное письмо о деятельности компании: образец, как составить

Информационное письмо относится к разновидности делового послания, целью которой является уведомление партнеров по бизнесу о каких-либо изменениях, произошедших в компании. Написание письма требует соблюдения норм деловой переписки.

Как происходит оформление деловых писем

Оформление деловых писем

Поддержание деловых отношений с партнерами по бизнесу напрямую связано с грамотным применением правил деловой переписки, требующей корректного оформления и соблюдения общих правил бизнес-этикета.

Перед написанием делового документа следует определить, какая информационная цель и основная мысль в него закладывается.

К деловому письму предъявляются общие требования относительно оформления:

  • Текст письма обязательно печатается на фирменном бланке компании.
  • Соблюдение полей (отступов) – справа 1,5 см и слева 3 см.
  • Указание сведений об адресате письма, дате, месте отправки и регистрационном номере.
  • Изложение заголовка, цели и сути обращения.
  • Наличие в конце письма подписи лица, его отправляющего и печати компании.
  • Использование для оставления текста шрифта Times New Roman с 12-м размером и одинарным интервалом.

Наиболее распространенными письмами, которые можно отнести к деловой переписке, являются:

  • Оферта. Содержит предложение о возможном выгодном сотрудничестве или выступает в качестве предварительного этапа, предшествующего заключению основного договора.
  • Гарантийное письмо. Несет в себе сведения об обязательствах, например, о выполнении условий заключенного соглашения, переводе денежных средств и пр.
  • Информационное письмо. Включает различные сведения информационного характера, целью которых является донесение до адресата о произошедших или планируемых изменениях, возможных предложениях и пр.

Чтобы не терять время на составление писем, за основу следует взять общий образец, подходящий для любого из видов деловой переписки.

Информационные письма

Информационные письма

Информационные письма могут применяться в следующих случаях:

  • Для рассылки рекомендаций, предложений, разъяснений различных сведений со стороны органов власти и управления в адрес подведомственных организаций различного типа. Такие письма можно назвать методическими.
  • Для донесения сведений о предстоящих или уже произошедших изменениях в деятельности компании или организации. Такие письма отправляются в адрес контрагентов.
  • Информационные письма могут иметь приложения. письма может составлять от пары абзацев до нескольких страниц.

К видам информационных писем, наиболее часто применяемых в процессе работы компаний, относятся:

  • Обращение. Является видом уведомления или извещения о каких-либо происходящих изменениях в процессах деятельности. Например, компания изменила цены на товары или услуги, произошла смена руководства или реквизитов и пр.
  • Заявление. Содержит сведения о предстоящих изменениях в компании. Например, о расторжении деловых отношений с контрагентом, ликвидации компании и пр.
  • Подтверждение. Указывается об уже совершенном действии, требующем подтверждения. Например, о том, что получен товар, на счет поступили денежные средства, документы отправлены и пр.
  • Напоминание. Название письма говорит само за себя. Адресату напоминается о том, что он должен сделать в ближайшее время. Например, подписать договор, оплатить выполненные работы или услуги, погасить задолженность и пр.
  • Реклама. Такие письма носят рекламно-информационный характер и относятся к разновидностям коммерческих предложений. Объем сведений таких документов обычно большой, само содержание должно иметь интересную суть, способную заинтересовать адресата.

Такая классификация информационных писем носит условный характер и передает саму их суть и функции.

Такие письма отправляются либо почтой, либо путем электронной интернет рассылкой.

Структура письма

К информационным письмам о деятельности компании применяются общие требования, правила и нормы о деловой переписки.

Образец информационного письма о деятельности компании составляется следующим образом:

  • С левой стороны, в верхнем углу документа указываются реквизиты компании (наименование, адрес, телефоны и пр.). Заполнение может производиться вручную, с помощью компьютерной техники или путем проставления штампа компании, содержащего все необходимые реквизиты. Если у компании имеется стандартный фирменный бланк, то ничего лишнего писать не нужно, так как все сведения уже заранее в него занесены.
  • Правый верхний угол должен содержат сведения об адресате. Указывается его наименование, адрес (если письмо отправляется в адрес другой компании), ФИО и должность лица, которому отправляется документ.
  • Делается небольшой отступ и посередине пишется заголовок, указывающий на тему и суть письма.
  • Ниже заголовка пишется содержательная часть информационного письма, то есть указывается то, что отправитель хочет донести до адресата.

Информационное письмо

Начинать обращение лучше со слов «хотим донести до Вашего сведения…» или «информируем вас о …» и пр. Следует избегать многословности, все предложения должны иметь четкую, лаконичную структуру. Смысл написанного не должен теряться через несколько прочитанных предложений.

Лучше изложить суть в нескольких строчках (достаточно 3-5), чем описывать все на большом количестве листов. Это правило касается также рекламных текстов и коммерческих предложений, которые по своей сути, должны заинтересовать адресата с первой строки.

Если письмо имеет приложения, в его конце всегда указывается их перечень. Если потребуется, то можно дать им краткое пояснение или описание. Для приложений, состоящих из нескольких листов, указывается их точное количество. В качестве дополнений к письму могут идти договора, квитанции, рекламные материалы и пр.

Завершает письмо обычно стандартная фраза, начинающая со слов «С уважением…». В конце ставится должность и инициалы отправителя.

Уполномоченным на подписание такого документа может быть не только директор компании, но и его заместители, делопроизводители, иные лица, имеющие на это право.

Если письмо рассылается более десяти корреспондентам, то ставить подпись необязательно, так как это займет достаточно много времени. Тем более что в век современных технологий, многие письма рассылаются через электронную почту.

Такой способ очень удобен и значительно экономит время не только отправителя, но и адресата.

Если информационное письмо требует упоминания выдержек из нормативных актов или указания на статьи законов, то к его составлению следует привлечь специалиста, что их применение было использовано правильно.

Написание информационного письма о деятельности компании можно доверить простому штатному работнику. Если документ несет в себе рекламную информацию, то для его написания не запрещается привлекать специальные рекламные агентства.

Все письма пишутся только на фирменном бланке компании.

Для того, чтобы письмо заинтересовало адресата, следует придерживаться общих правил деловой переписки. Не стоит забывать, что от того, как будет преподнесена суть деятельности компании или обращения, может зависеть судьба компании, ее дальнейшее развитие, перспективы сотрудничества с более выгодными контрагентами и пр.

Информационное письмо является неотъемлемой частью работы любой компании, строящей свой бизнес на правильных началах.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: http://PravoDeneg.net/corporate/informatsionnoe-pismo-o-deyatelnosti-kompanii-obrazets-kak-sostavit.html

Как написать информационное письмо: образцы и рекомендации

Информирую вас о письме

  1. Разновидности инфо-писем
  2. Оформление
  3. Примеры

Информационное письмо – это, по сути, классическое деловое послание.

Оно не имеет специфической цели – с помощью информационных писем можно уведомлять партнёров о каких-либо изменениях внутри вашей компании, предоставлять на их «суд» ваши новые услуги и товары, напоминать контрагентам о выполнении обязанностей по договору с вашей стороны… Словом, это обычное деловое сообщение, которое пишется в свободной форме, но ограничено нормами деловой переписки.

Разновидности инфо-писем

  1. Письма-сообщения. Они представляют собой уведомление (извещение) о каких-то процессах. Например, об изменении цен на ваши товары или услуги, о смене гендиректора или реквизитов фирмы (в том числе банковских), о заключении договоров, увеличении объёма поставок и т.п.
  2. Письма-заявления.

    В них речь идёт о том, что собирается предпринять адресант в ближайшем или отдалённом будущем. Например, повысить цены, прекратить сотрудничество с адресатом или самоликвидироваться.

  3. Письма-подтверждения.

    Тут всё скучно и банально – «здравствуйте, Иван Иванович, товар получил, сопроводительные документы к нему тоже прислали, спасибо, всего доброго».

  4. Письма-напоминания. В них адресату сообщается, что тому нужно что-то сделать – например, выполнить свои обязательства по договору.
  5. Рекламно-информационные письма.

    Как правило, они самые длинные и часто напоминают коммерческие предложения. Чтобы эти послания кто-нибудь прочитал, они должны быть хоть немного интересными и не слишком банальными.

Эта классификация условна, но в целом даёт представление о функциях инфо-посланий.

При необходимости к письмам можно прилагать дополнительные материалы. Очень часто письма-сообщения (как и рекламно-информационные) отправляются по просьбе партнёров и других заинтересованных лиц.

Образец информационного письма вы можете найти здесь .

Оформление

Структура и реквизиты инфо-письма стандартны, как и правила составления. В «оформительском» смысле информационные послания должны соответствовать всем нормам деловой переписки. Алгоритм же их написания довольно прост.

  1. В левом верхнем углу бланка указываются реквизиты вашей фирмы – название, юридический адрес, контактные данные и т. д. Можно заполнить эти сведения вручную, заранее пропечатать в файле-образце или просто поставить штамп компании, если он у вас есть. Штамп содержит все нужные реквизиты, и дополнительно вам придётся указать лишь дату составления письма и его исходящий номер. Если вы пишете ответное письмо, обозначьте рядом дату и номер входящего документа.
  2. В правом верхнем углу нужно указать сведения об адресате. Обычно здесь можно обойтись должностью и ФИО руководителя-адресата, но в идеале следует прописать ещё и название самой компании вкупе с адресом её нахождения (включая индекс).
  3. По центру напишите заголовок, отражающий тему и содержание письма (например, «О возникших в процессе поставки сложностях», «О результатах совещания»).
  4. В содержательной части изложите информацию, которую хотите донести до получателя. Начинайте текст с фраз «информируем вас о…», «доводим до вашего сведения, что…», «извещаем вас о…». Старайтесь избегать многословности, пишите лаконично и упорядоченно, не перескакивая «с пятого на десятое». Не забывайте: если суть можно изложить в пяти предложениях, не надо исписывать целый лист. Это касается, кстати, и рекламных текстов (даже коммерческое предложение не должно занимать больше одного листа). Написанное по типовому образцу информационное письмо о смене директора, например, занимает буквально 4–5 строк.
  5. Если вы прикладываете к посланию какие-либо документы или другие дополнительные материалы, перечислите в конце содержательной части все приложения. Дайте к ним краткие пояснения, если нужно. Укажите количество листов в прилагаемых бумагах.
  6. Завершите письмо формулировкой «С уважением…» (или любыми аналогичными). В самом конце нужно указать должность отправителя и его фамилию с инициалами. Отправителем может быть руководитель, его заместитель либо делопроизводитель. Если написанием и отправлением деловой корреспонденции занимаетесь лично вы, ставьте свою подпись. Если же вести переписку уполномочен кто-либо из ваших сотрудников, можно указать в качестве отправителя его. А иногда инфо-письма рассылаются десяткам и сотням людей сразу (например, всем клиентам фирмы). Расписываться на каждом из них – задача не самая приятная. В таких случаях можно обойтись и без неё.

Важный момент: вместе с информационным письмом можно отправлять документы любого типа – договора, учредительные акты, квитанции, рекламные материалы, прайс-листы и т.д. А ещё довольно часто в информационных посланиях приходится оперировать выдержками из нормативных документов и правовых актов, так что при необходимости привлекайте к составлению писем специалистов.

Примеры

Образец информационного письма о смене банковских реквизитов выглядит он примерно так:

«Уважаемый Владимир Петрович!

Извещаем вас о том, что у нашего ООО «Какая-то фирма» изменились реквизитные данные в обслуживающем банке.

Новые реквизиты:

к/с 30157710200000000704

р/с 65462810810000002774

БИК 044895627

Прошу Вас с сегодняшнего дня все платежи производить по указанному счету».

Информационное письмо о деятельности компании является рекламным материалом, так что желательно поручить его написание штатному или внештатному рекламщику.

Впрочем, при наличии должного навыка его можно составить и самому, тем более что дело нетрудное. Напишите, что у вас за фирма и чем она занимается, какую пользу может извлечь получатель из сотрудничества с вами – словом, всё стандартно.

В два абзаца уложиться не получится, оптимальный объём – около одной страницы.

И не забывайте о том, что письма должны быть напечатаны на вашем фирменном бланке. Это общее правило оформления всей исходящей деловой корреспонденции.

Проект компании «МедиаКит»

Источник: https://dezhur.com/db/docs/examples/pisma/kak-napisat-informacionnoe-pis-mo-obrazcy-i-rekomendacii.html

Составляем письмо-сообщение

Информирую вас о письме

Письмо-извещение о продолжении сотрудничества, информирование о сроке действия договора. Предметом такой переписки может стать рассказ о деятельности компании и ее продукции. В данной статье вы найдете правила и примеры составления писем-сообщений.

Деловое письмо-сообщение

Структура письма-сообщение в общих чертах совпадает со структурой классического делового письма – вступление, основная часть и заключение. В зависимости от содержания, адресации и цели данного вида послания, можно выделить несколько его разновидностей:

  • извещение (например, о переносе даты переговоров);
  • уведомление (изменении реквизитов или адреса);
  • заявление (о намерениях);
  • подтверждение (денежных средств или товара);
  • напоминание (о соблюдении условий договора);
  • рекламно-информационное  (о деятельности компании и предлагаемых товарах и услугах).

Нередки случаи, когда к сообщению прилагают сопроводительные материалы, содержащие более подробную информацию по теме, заявленной в самом послании. Это могут быть положения законодательных и других нормативно-правовых документов.

Подпись данного вида документа осуществляется либо руководителем организации, либо его заместителем, либо секретарем. Часто в случае отправки в большому количеству адресатов текст вообще оставляют без подписи или используют факсимиле.

Официальное письмо-сообщение

Официальное письмо-сообщение – информационный текст об определенных событиях, представляющих интерес как для автора, так и для адресата послания. Подобные послания могут быть двух типов: инициативные и ответные.

В соответствии с общими правилами оформления деловой переписки, текст сообщения печатается на бланке организации. Обязательно указание реквизитов как отправителя, так и получателя.

Далее следует заголовок и содержание основной части. Наличие заключительной части определяются размером и степенью детализации сообщаемой информаций.

Для кратких информационных сообщений наличие заключения не обязательно.

Справка

Текст начинается стандартной формулой:

  1. Сообщаем (извещаем, уведомляем, информируем) вас о том, что…
  2. Считаем необходимым сообщить…
  3. Доводим до вашего сведения, что…
  4. Считаем необходимым поставить вас в известность, о…

Если текст носит ответный характер, то первой фразой может стать:

  • В ответ на ваше письмо, сообщаем…
  • В ответ на запрос, извещаем…

Кроме того, текст может указывать на причины, по которым он был составлен. В этом случае можно использовать такие фразы:

  • На основании устной договоренности между нами;
  • В дополнение к вашему письму;
  • В соответствии с договором, подписанным раннее;
  • В целях дальнейшего согласования вопроса;
  • Во избежание возникновения конфликтной ситуации;

В большинстве случаев текст послания составляется в произвольной форме. Характер стилистического изложения определяется коммуникативной традицией, установившейся в процессе письменного взаимодействия между партнерами – она может быть подчеркнуто официальной, а может – неформально-дружеской. Единого стандарта здесь не предусмотрено.

Справка

Письмо-извещение

Отдельную разновидность письма-сообщения представляет собой извещение. Это служебное послание, основной целью которого является донесении информации о времени и месте проведения различных публичных мероприятий: совещаний, конференций, заседаний, семинаров и т.п.

Рассылка извещений производится чаще всего большому количеству адресатов для привлечения их к участию в планируемом публичном мероприятии.

Кроме самого факта проведения мероприятия, его месте и времени, извещение может включать в себя информацию об условиях участия, порядке размещения, вступительных взносах, повестку дня, программу заседания, список участников, условиях проживания и любые другие необходимые сведения.

Извещения подписываются руководителями организации или их заместителями, которые несут ответственность за подготовку и проведение мероприятия. Если в организации публичного события принимают участие несколько организаций, то подпись на извещении ставят все руководители или лица, ответственные за проведение.

Письмо-уведомление 

Другая разновидность письма-сообщения, содержащая официальную информацию, имеющую значение для адресата, – уведомление. Уведомлять можно об изменении банковских реквизитов, почтового или юридического адресов, смене названия фирмы и т.п.

Образец письма-уведомления

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210933-qqq-17-m6-sostavlyaem-pismo-soobshchenie

Образцы информационных писем

Информирую вас о письме

Информационное письмо практически всегда составляется по единой схеме. Сначала необходимо уточнить адресата, который должен в первую очередь ознакомиться с этим документом, затем составить название и собственно текст обращения. На практике существует довольно много разновидностей информационного письма. Готовые примеры этого документа и правила его составления можно найти в статье.

Скачать образец и пример информационного письма можно в конце статьи.

Ранее мы приводили 5 примеров составления деловых писем, в дополнении к этой информации рекомендуем ознакомиться с ними, по этой ссылке.

Структура информационного письма: 5 обязательных разделов

Информационное письмо относится к одному из наиболее распространенных видов деловых писем. Его основная задача – передать конкретную информацию конкретному лицу:

  • подчиненным;
  • коллегам;
  • партнерам;
  • клиентам;
  • потенциальным клиентам.

На практике принято соблюдать определенные требования к структуре и тексту документа. Он составляется только в официально-деловом стиле, отличается небольшим объемом (чаще всего 1 страница), отсутствием эмоционально окрашенных фраз и просторечных выражений. Обычно текст составляют по такому плану:

  1. В верхнем правом углу прописывают должность и ФИО лица, которому адресовано сообщение. Обычно это главный директор предприятия, который в дальнейшем должен ознакомить с текстом письма всех работников либо часть коллег.
  2. В левом верхнем углу указывают номер и дату, которая прописывается в журнале регистрации исходящей корреспонденции.
  3. Затем следует собственно текст – это и есть основное содержание документа. Обычно он начинается с фразы: «Настоящим уведомляем Вас о том, что…». Далее в одно или несколько предложений прописывают суть уведомления (нередко используют нумерованный список).
  4. При необходимости после текста прописывают приложения – список документов, которые прилагаются к сообщению.
  5. Далее автор-отправитель указывает свою должность, название компании, ставит печать и подпись, расшифровку подписи (фамилия, инициалы).

В дополнении к этому материалу рекомендуем ознакомиться с образцом составления сопроводительных писем к документам, подробности смотрите здесь.

Виды информационных писем: 5 готовых образцов

Можно выделить довольно много видов информационных писем. Основным их назначением является информирование собеседника, что может предусматривать выполнение самых разных задач – уведомление, заявление, подтверждение намерений, сообщение рекламного характера (коммерческое предложение) и многое другое.

Извещение (уведомление)

Основная задача – уведомить клиента, партнера, коллег, сотрудников филиалов, других подразделений о важнейших событиях компании, ожидающихся в ближайшее время:

  • смена директора, главного бухгалтера и др. сотрудников;
  • смена реквизитов;
  • смена юридического или фактического адреса;
  • подготовка к проведению инвентаризации;
  • изменение рабочей недели, сокращение часов и т.п.

Также отправитель может сообщать и о каких-либо неформальных событиях – подготовка к корпоративу, празднованию юбилея компании, выставке и т.п.

Подтверждение намерений

Это письмо может служить в качестве информационного повода «напомнить» о себе либо просто подтвердить намерения в ответ на запрос.

Например, компания ведет переговоры о заключении сделки, но в разное время по каким-то причинам периодически прерывала их.

В дальнейшем руководство пришло к выводу, что сделка действительно окажется выгодной, поэтому в адрес партнера можно направить письмо о подтверждении намерений.

Разъяснение

Такое письмо обычно поступает от государственных органов и ведомств – ФНС, ФАС, МЧС, Роструд и многие другие. По образцу этих документов собственное письмо может составить и компания. Основное назначение текста – детально разъяснить свою позицию при возникновении разногласий (либо для их предупреждения).

Напоминание

В таком письме партнер стремится предупредить другого партнера о завершении сроков перечисления аванса или окончательной оплаты по договору поставки, оказания услуг и т.п. Нередко составление этого документа становится последней мерой, после чего компания вынуждена обращаться в суд – соответствующее предупреждение также можно включить в состав текста.

Рекламное письмо (коммерческое предложение)

При составлении коммерческих предложений разрешается и даже приветствуется более неформальный стиль текста и оформления сообщения.

Основная задача документа – привлечь внимание собеседника и вызывать у него желание узнать о товаре или услуге больше, т.е. заинтересовать и побудить к контакту.

Ошибочно думать, что коммерческое предложение сразу способно «продать» товар. На самом деле его главная задача – «продать» встречу или телефонный звонок.

Скачать образец и пример информационного письма:

Скачать образец простого информационного письма для компании (word)

Пример информационного письма (word)

ссылкой:

(4 4,75 из 5)
Загрузка…

Источник: https://2ann.ru/informacionnoe-pismo-obrazec-sostavleniya/

Информирую вас о письме

Информирую вас о письме

– Налоговое право – Информирую вас о письме

Ключевыми фразами в письмах-требованиях могут быть:

«Срочно требуем выполнить (выслать, предоставить, перечислить)…»;

«Требуем выполнить взятые на себя обязательства…»;

«Требуем незамедлительно выполнить…» и т.д.

https://www.youtube.com/watch?v=Efe9–paUfs

Возможные санкции могут формулироваться следующим образом:

«В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции…»;

«В противном случае дело будет передано в Арбитражный суд»;

«В противном случае мы не несем ответственности за последствия…» и т.п.

Образец ответа на письмо-требование представлен в приложении 36.

Претензионное (рекламационное) письмо – деловое письмо, в котором указываются требования, предъявляемые автором претензии и основания требований.

  • смена реквизитов;
  • смена юридического или фактического адреса;
  • подготовка к проведению инвентаризации;
  • изменение рабочей недели, сокращение часов и т.п.

Также отправитель может сообщать и о каких-либо неформальных событиях – подготовка к корпоративу, празднованию юбилея компании, выставке и т.п.

Прав-помощь
Добавить комментарий