Предусмотрена ли доплата за организацию архивного дела в организации и ведение архива?

Примерное положение об архиве организации

Предусмотрена ли доплата за организацию архивного дела в организации и ведение архива?

  • Примерное положение об архиве организации (далее – Примерное положение) разработано в соответствии с подпунктом 8 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034).

  • Примерное положение распространяется на архивы организаций, выступающих источниками комплектования государственных, муниципальных архивов (далее – Архив организации).

  • Архив организации создается на правах структурного подразделения, осуществляющего хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого выступает организация.

  • Организация разрабатывает положение об Архиве организации. Положение об Архиве организации подлежит согласованию на предмет соответствия его Примерному положению с учетом состава документов, находящихся на хранении и подлежащих хранению в Архиве организации.

    Организации, выступающие источниками комплектования федеральных государственных архивов, согласовывают положение об архиве организации с федеральным государственным архивом; организации, выступающие источниками комплектования государственных архивов субъектов Российской Федерации, муниципальных архивов, – с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или с государственным архивом субъекта Российской Федерации, муниципальным архивом в случае наделения их соответствующими полномочиями.

    После согласования положение об Архиве организации утверждается руководителем организации.

  • Архив организации в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст.

     2291, № 31, ст. 4196; 2013, № 7, ст. 611; 2014, № 40, ст. 5320; 2015, № 48, ст. 6723; 2016, № 10, ст. 1317, № 22, ст. 3097; 2017, № 25, ст. 3596; 2018, № 1, ст.

     19), законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях[1], локальными нормативными актами государственного органа.
     

  • Архив организации хранит:

    а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности организации;

    б) документы постоянного хранения и документы по личному составу фонда (ов) организаций – предшественников (при их наличии);

    в) архивные фонды личного происхождения[2] (при их наличии);

    г) фонд пользования (архива)[3] (при наличии);

    д) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива организации.
     

    III. Задачи Архива организации

  • К задачам Архива организации относятся:

    7.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой II Примерного положения.

    7.2. Комплектование Архива организации документами, образовавшимися в деятельности организации.

    7.3. Учет документов, находящихся на хранении в Архиве организации.

    7.4. Использование документов, находящихся на хранении в Архиве организации.

    7.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.

    7.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях организации и своевременной передачей их в Архив организации.
     

    IV. Функции Архива организации

  • Архив организации осуществляет следующие функции:

    8.1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, в соответствии с утвержденным графиком.

    8.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в Архиве организации.

    8.3. Представляет в государственный (муниципальный) архив учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве организации документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации[4].

    8.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в Архив организации, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности организации.

    8.5. Осуществляет подготовку и представляет:

    а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии организации описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

    б) на утверждение экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива или уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела (далее – ЭПК архивного учреждения) описи дел постоянного хранения;

    в) на согласование ЭПК архивного учреждения или государственного архива субъекта Российской Федерации (муниципального архива), в случае наделения его соответствующими полномочиями, описи дел по личному составу;

    г) на согласование ЭПК архивного учреждения или государственного архива субъекта Российской Федерации (муниципального архива), в случае наделения его соответствующими полномочиями, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

    д) на утверждение руководителю организации описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК или государственным архивом субъекта Российской Федерации (муниципальным архивом) в случае наделения его соответствующими полномочиями.

    8.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.

    8.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве организации в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

    8.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве организации.

    8.9. Организует информирование руководства и работников организации о составе и содержании документов Архива организации.

    8.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

    8.11. Организует выдачу документов и дел для работы в читальном (просмотровом) зале или во временное пользование.

    8.12. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

    8.13. Ведет учет использования документов Архива организации.

    8.14. Создает фонд пользования Архива организации и организует его использование.

    8.15. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам Архива организации.

    8.16. Участвует в разработке документов организации по вопросам архивного дела и делопроизводства.

    8.17. Оказывает методическую помощь:

    а) службе делопроизводства организации в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

    б) структурным подразделениям и работникам организации в подготовке документов к передаче в Архив организации.
     

    V. Права Архива организации

  • Архив организации имеет право:

    а) представлять руководству организации предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Архиве организации;

    б) запрашивать в структурных подразделениях организации сведения, необходимые для работы Архива организации;

    в) давать рекомендации структурным подразделениям организации по вопросам, относящимся к компетенции Архива организации;

    г) информировать структурные подразделения организации о необходимости передачи документов в Архив организации в соответствии с утвержденным графиком;

    д) принимать участие в заседаниях Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве, ЭПК архивного учреждения.
     

  • Источник: http://archives.ru/documents/position/primernoe-pologenie-arhiv-organization.shtml

    Архивное дело в российской федерации Основные принципы организации архивного дела

    Предусмотрена ли доплата за организацию архивного дела в организации и ведение архива?

    Принципиально новый этап в архивномделе в России наступил после 1991 г.Демократизация общества, все большаяего открытость имели своим результатоми расширение доступа к информации, втом числе к архивным документам.

    Несмотряна неослабевающие финансовые иадминистративные проблемы, происшедшиев архивном деле перемены, небывалыйрост интереса к отечественной историиXX в. способствовали повышению престижаархивистов.

    Появилось огромное количествогазетных и журнальных публикаций вроссийской и зарубежной прессе,посвященных архивам постсоветскойРоссии. Государство, в свою очередь,стало уделять больше вниманияреформированию архивной системы.

    После распада СССР и создания СодружестваНезависимых Государств (СНГ) 6 июля 1992г. главами СНГ было подписано Соглашениео правопреемстве в отношениигосударственных архивов бывшего СССР.

    По этому Соглашению стороны, исходя изпринципа целостности и неделимостифондов, образовавшихся в результатедеятельности высших государственныхструктур и хранящихся в государственных архивах, которые находятся за пределамиих территорий, не претендуют на правовладения этими комплексами документов.

    Центральные государственные архивыбывшего СССР перешли под юрисдикцию Российской Федерации в ведениеГосударственной (Федеральной) архивнойслужбы России.)

    В июне 1992 г. Президент РФ санкционировалсвоим указом рассекречивание всехдокументов, связанных с массовымирепрессиями и посягательствами на правачеловека.

    В 1998 г. Правительством РФ было принятопостановление «Об утверждении Положенияо Федеральной архивной службе России»,законодательно оформившее ее роль иместо в системе государственныхучреждений РФ.

    Она стала федеральныморганом исполнительной власти,осуществляющим государственноерегулирование в области архивного делаи контроль за сохранностью, комплектованиеми использованием Архивного фонда РФ.

    Важнейшим документом архивной реформы стали вышедшие 7 июля 1993 года “Основы законодательства Российской Федерации Об Архивном Фонде РФ и архивах”.“Основы законодательства РФ об АФРФ и архивах” дали толчок развитию регионального законодательства в сфере архивного дела.

    В архивы стали поступать огромные комплексы новых категорий документов. В мае 2000 года в Москве была создана Ассоциация аудиовизуальных архивов России.

    Согласно приказу Росархива от 16 декабря1992 года “Об организации работы по выявлению и возвращению зарубежной архивной Россики” и решением коллегии Росархива от 26 января 1994 года “О работе Росархива, федеральных архивов и архивных учреждений субъектов РФ по пополнению АФ РФ документами,находящимися за рубежом” – архивы ведут активную работу по выявлению и возвращению в Россию документов российской эмиграции, документов,имеющих отношение к России и ее истории. В связи с этим активизировалось сотрудничество Росархива с зарубежными странами.

    Согласно Указу Президента РоссийскойФедерации от 9 марта 2004 г. № 314 «О системеи структуре федеральных органовисполнительной власти» Федеральнаяархивная служба России переименованав Федеральное архивное агентство всоставе Министерства культуры и массовыхкоммуникаций Российской Федерации.Постановлением Правительства РФ от 17июня 2004 г.

    № 290 было утверждено Положение«О Федеральном архивном агентстве».

    Поэтому положению Федеральное архивноеагентство утрачивает функциинормативно-правового регулирования вустановленной сфере деятельности ифункции по контролю и надзору, кромеслучаев, установленных указами ПрезидентаРоссийской Федерации или постановлениямиПравительства Российской Федерации.

    Государственноеуправление архивным делом в РоссийскойФедера­цииосуществляетсяПрезидентом РФ, Правительством РФ,пра­вительствами республик в составеРФ, органами исполнитель­ной властикраев, областей, автономной области,автономных округов, городов и районовчерез образуемые ими органы управленияархивным делом.

    ЗадачиРосархива:

    • организация и обеспечение формирования, сохранности, использования Архивного фонда РФ;
    • анализ состояния архивного дела, изучение тенденций и закономерностей, определение концепции и стратегии его развития с учетом региональных особенностей;
    • разработка единых принципов организации хранения, комплектования, учета, использования документов Архивного фонда РФ;
    • развитие и совершенствование совместно с федеральными орга­нами государственной власти и органами государственной вла­сти субъектов РФ архивного дела и делопроизводства, в том чис­ле государственной системы делопроизводства и унифициро­ванных систем документации;
    • координация деятельности подчиненных федеральных государственных архивов, научных и других организаций, обеспечение их функционирования;
    • контроль за соблюдением законодательства РФ в области архив­ного дела;
    • ведение централизованного госучета документов Архивного фон­да РФ и обеспечение информацией о его составе и содержании органов государственной власти, физических и юридических лиц;
    • осуществление международных связей в области архивного дела и делопроизводства.

    Входящиев систему Росархива научно-исследовательскиеи другие организации и предприятияобеспечивают разработку научно-теоретическихпроблем архивного дела и внедрение ихв жизнь. Ведущей организацией являетсяВсероссийскийнауч­но-исследовательский институтдокументоведения и архивного дела(ВНИИДАД), чьиразработки применяются на практике вархивах России.

    Говоря об органах управления архивнымделом субъектах РФ, следует обратитьвнимание на то, что они не имеют сейчасхарактерного для советского периодаединообразия статуса и наименований -есть архивные отделы, есть управления,есть комитеты.

    В их компетенцию полностьювходит решение кадрового, финансового,материального обеспечения деятельностиподведомственных архивов, изменение(с соблюдением соответствующих процедур)системы архивов субъектов Федерации,их профилей, текущих задач комплектования,обеспечения сохранности, использованияархивных документов.

    Архив—учреждение или структурное подразделениеучреждения, организации, предприятия,осуществляющееприеми хранение архивных документов винтересах пользователей.

    Современная система архивов Россиипредставлена четырьмя типами:

    • государственные архивы,
    • ведомственные архивы,
    • негосударственные архивы,
    • муниципальные архивы.

    Государственныеархивы представленыдвумя видами: архивы федерального уровняи архивы субъектов Российской Федерации.Федеральные государственные архивывключают исторические, т.е. некомплектующиеся,архивы и комплектующиеся специализированныеархивы.

    Государственные архивы субъектовФедерации в целом также представленыаналогичными подвидами архивов.

    Задачигосархива:

    • комплектование и учет документов;
    • обеспечение их сохранности;
    • обеспечение систематизации документов, формирования науч­но-справочного аппарата к ним;
    • обеспечение использования документов в научных и практиче­ских целях;
    • ведение научно-исследовательской и методической работы в об­ласти архивоведения, документоведения, археографии;
    • контроль и руководство ведомственными архивами.

    Ведомственныйархив—архив, находящийсяв непосредственномподчинении ведомства, хранящийдопередачи в госархив ведомст­венныеархивные документы. В зависимости отобъема храня­щихся документов онсоздается как самостоятельное структур­ноеподразделение ведомства или какподразделение в составе службыдокументационного обеспечения управленияведомства.

    Задачиведомственного архива:

    • комплектование документами, законченными делопроизводством;
    • учет и обеспечение сохранности документов;
    • создание к ним научно-справочного аппарата;
    • использование хранящихся в архиве документов;
    • оказание методической и практической помощи структурным подразделениям ведомства в работе с документами;
    • подготовка и передача в госархивы документов по истечении сро­ка их хранения в ведомственном архиве.

    Взависимости от компетенций организации,ведомства могут создаваться следующиеведомственныеархивы:

    • центральный архив федерального органа власти или органа вла­сти субъекта РФ, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственного подчинения и других организаций, включенных в список источников комплектования архива, утвержденный руководством органа власти;
    • центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности независимо от их территориального располо­жения;
    • объединенный архив, осуществляющий хранение документы нескольких организаций отрасли, связанных системой соподчи­ненности или однотипных по профилю деятельности;
    • архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников.

    Взависимости от состава хранящейсядокументации ведомст­венные архивымогут быть общими,хранящими документы на бумажной основе,научно-техническими, аудиовизуальными,элек­тронными. Преобладаютобщие ведомственные архивы.

    Ведомственныеархивы являются первойступенью хранения ар­хивных документов,передаваяих по истечении срока хранения вгосударственные архивы.

    Негосударственные архивывключают не менее шести видов:

    • архивы приватизированных предприятий,
    • архивы банков и других коммерческих структур,
    • архивы партий, профсоюзов и общественных движений,
    • архивы официально зарегистрированных частных фондов,
    • архивы творческих объединений,
    • архивы религиозных конфессий.

    Муниципальные(районные игородские) архивы представлены архивамиорганов местного самоуправления икооперированными архивами, в основномконцентрирующими документы местныхучреждений, организаций, предприятийпо личному составу.Районныеи городские архивы могут осуществлятьвремен­ное хранение документовгосударственной части Архивного фондаРФ до передачи их на постоянное хранениев соответст­вующие учрежденияРосархива.

    В соответствии с законодательствомРоссийской Федерации 19 федеральныморганам исполнительной власти иорганизациям (в том числе академиямнаук Российской Федерации, имеющихгосударственный статус) предоставленоправо депозитарного хранения документовАрхивного фонда Российской Федерации,находящихся в федеральной собственности.

    Источник: https://studfile.net/preview/1636069/

    Приказ об ответственном за архив организации

    Предусмотрена ли доплата за организацию архивного дела в организации и ведение архива?

    В каждой организации с течением времени скапливаются различного рода бумаги, документы, дела, из которых впоследствии формируется архив. Для того чтобы он содержался в порядке, назначается ответственное лицо.

    Как нужно вести архив

    Строго определенных норм по ведению архивов в коммерческих предприятиях на законодательном уровне не установлено. Это означает, что руководство каждой компании вправе самостоятельно разрабатывать данные требования, которые затем включаются в пакет локальных нормативных актов. Именно в соответствии с ними и осуществляется надзор за архивом.

    Также здесь строжайшим образом необходимо сохранять противопожарную безопасность – архив сплошь состоит из легковоспламеняющихся предметов.

    Как правило, ответственным за содержание архива сотрудником назначается секретарь предприятия, специалист кадрового отдела или бухгалтер.

    Какие задачи входят в функции ответственного за архив работника

    Прежде всего, работник, отвечающий за архив, должен фиксировать все документы, в него поступающие. Они подлежат обязательной подробной описи (название, количество листов и т.п.).

    Также он должен формировать дела и раскладывать их по папкам в определенном порядке, который устанавливается администрацией компании.

    Он же осуществляет контроль за периодом хранения бумаг, а если кому-либо понадобится архивный документ, он выдает его, но строго под роспись и только при условии дальнейшего возврата.

    Кто назначает лицо, ответственное за архив

      По своей структуре и содержанию приказ о назначении ответственного за архив сотрудника не так уж и сложен, поэтому особых трудностей при его формировании возникнуть не должно.

    • В начале документа пишется наименование компании, а также название самого документа.
    • Документ подписывается руководителем организации и его подчиненным, на которого возложена ответственность за архив (своей подписью последний удостоверяет то, что ознакомлен с приказом и ничего не имеет против выполнения новых функций).
    • Приказ о назначении ответственных за ведение архива

      Строго определенных норм по ведению архивов в коммерческих предприятиях на законодательном уровне не установлено. Это означает, что руководство каждой компании вправе самостоятельно разрабатывать данные требования, которые затем включаются в пакет локальных нормативных актов. Именно в соответствии с ними и осуществляется надзор за архивом.

      Регулярно (не реже одного раза в пять лет, а лучше ежегодно) документы, хранящиеся в архиве, должны проверяться. Те, которые устарели и утратили свою актуальность, подлежат утилизации – для нее в законе установлена специальная процедура. Остальные продолжают находиться в архиве вплоть до того момента, как срок их хранения также истечет.

      В архивном помещении должна быть определенная температура и влажность. Совершенно недопустимо попадание солнечных лучей на архивные документы (они от этого выгорают и портятся).

      На кого возложить ответственность

      Но если организация очень большая, то в штатное расписание может быть введена отдельная должность, по инструкции которой основной обязанностью специалиста будет ведение архивных дел и самого архива.

      Обычно сотрудника, который будет отвечать за архив, назначает директор предприятия. Для этого он выпускает соответствующий приказ, в котором указывается должность и ФИО работника, а также задачи, которые перед ним ставятся.

      Особенности формирования приказа, общие моменты

      Если перед вами поставлена задача по составлению приказа о назначении ответственного за архив сотрудника, а вы никогда прежде не сталкивались с таким документом, воспользуйтесь приведенными ниже советами. Посмотрите и пример — с его учетом вам без особых сложностей удастся создать собственный бланк.

      Прежде чем дать детальное представление об этом конкретном приказе, расскажем о некоторых общих сведениях, которые имеют касательство ко всем таким распорядительным актам.

    • Во-первых, если в организации есть шаблон приказа, зафиксированный в ее учетной политике, документ нужно создавать по его типу. Но если такого шаблона нет, не беда – можно составлять приказ в произвольной форме, с точки зрения законодательства это вполне допустимо.
    • Во-вторых, каждый приказ должен чем-то обосновываться. В качестве обоснования обычно указывается фактический повод для создания документа (в данном случае, это может быть производственная необходимость). Также выпуск приказа всегда на чем-то основывается – чаще всего основанием выступает ссылка на какой-либо законодательный акт, норму или внутренний документ, например, служебную записку.
    • В-третьих, приказ разрешается писать вручную или набирать на компьютере, однако если используется электронный вариант, документ после формирования следует обязательно распечатать – это нужно для того, чтобы директор или исполняющий его функции работник, мог заверить его при помощи своего автографа. Также если на предприятии принято использовать печати для удостоверения внутренних бумаг, приказ надо проштамповать.
    • И, наконец, в-четвертых, документ следует делать в одном оригинальном экземпляре.
    • Отметку о приказе обязательно нужно внести в специальный журнал учета, который всегда лежит у секретаря предприятия или другого ответственного сотрудника.

      Образец приказа о назначении ответственного за архив

      1. Далее приказу присваивается номер, указывается дата и место его составления.
      2. После этого идет основная часть бланка. Первым делом сюда вписывается основание и обоснование, отмечается, в каких целях назначается ответственное лицо.

        Далее указывается, на кого именно возлагается данная миссия: обозначается должность, ФИО работника, дата, с которой ответственность за архив переходит к нему. Затем следует указать, какими документами, нормативными актами и статьями закона сотрудник должен руководствоваться в своей деятельности.

        И наконец, назначается работник предприятия, который отвечает за исполнение настоящего распоряжения (это может быть сам директор, кто-либо из его заместителей или, к примеру, начальник отдела кадров).

      3. Если объемы подлежащей к заполнению документации внушительны либо они увеличились и существующий штат сотрудников с ним не справляется, то необходим приказ о назначении ответственного за делопроизводство. Образец и бланк этой бумаги прикреплен.

        В большинстве случаев в небольших организациях делопроизводством занимается секретарь. Но иногда в организации вообще нет секретаря, а нужен человек, который бы оформлял принципиально важные для компании документы, либо секретарь есть, но он не справляется с тем объемом документации, которую необходимо заполнить, оформить, отправить и пр.

        Назначить ответственным можно любого сотрудника организации, на усмотрение руководителя.

        Совмещение и доплата

        Если же такой приказ – способ увеличить заработную плату сотруднику за возросшее количество обязанностей, то указывать конкретную сумму в приказе будет нарушением.

        Для того чтобы юридически грамотно оформить такую надбавку и за увеличение выполняемой работы, нужно подписать два документа: приказ о назначении плюс приказ об установлении персональной надбавки (относится к категории документов по личному составу).

        В приказе не должна указываться сумма надбавки, так как это будет являться разглашением персональных данных (а на это работник согласия в большинстве случаев не пишет при устройстве на работу). Вот почему требуется второй документ. Ведь приказ о назначении ответственного за делопроизводство проходит в качестве приказа по основной деятельности, и его данные доступны всем.

        Существуют ситуации, когда приказ требует внесения в него изменений. Например, существующий специалист увольняется, идет на повышение и т.д. И на его место приходит другой человек. Новичка следует ввести в курс дела о его обязанностях, издать документ о корректировке приказа, заручиться подписью «свежего» работника. Так приказ будет иметь юридическую силу.

        Своевременная корректировка подобного рода документа – это уменьшение вероятности для руководителя получить предупреждение либо быть привлеченным к административной ответственности в виде штрафа.

        Составные части приказа

        Документ не имеет унифицированной формы, но в нем в обязательном порядке должны упоминаться:

      4. Наименование организации, реквизиты.
      5. Дата подписания.
      6. Город.
      7. С какой целью издается приказ. Подразумевается свободная формулировка. В образце она звучит как «оптимизация делопроизводства». Это словосочетание является самым распространенным и логичным в этой ситуации.
      8. С какого числа сотрудник приступает к выполнению этих обязанностей. Подразумевается, что это дополнительные обязанности и нагрузка на назначенного работника увеличивается.
      9. Какие именно обязанности возлагаются.
      10. Кто будет исполнять эти обязанности при временном отсутствии назначенного. Если такового работника нет, то просто пишут о том, что руководитель при этом подпишет соответствующее указание.
      11. В случае если за обязанности полагается доплата, руководитель ссылается на внутренний трудовой распорядок организации. Указывать сумму в тексте нежелательно.
      12. За кем остается контроль за выполнением пунктов документа.

    Завершают бумагу подписи назначенного, руководителя организации. А также нужны «автографы» всех упоминающихся в приказе о назначении ответственного за делопроизводство лиц.

    Перечисление обязанностей

    Самый лучший вариант, когда в организации имеется должностная инструкция на данную должность. В приказе достаточно дать ссылку на эту бумагу, а в самой инструкции – прописать все обязанности, которые берет на себя назначаемый работник. Но если таковой нет, то можно перечислить эти обязанности непосредственно в приказе (благо он подразумевает свободную форму изложения).

    К сведению! Еще один вариант перечислить обязанности работника – это принять инструкцию по делопроизводству, в которой прописан функционал работника.

    Варианты использования

    В крупных организациях также существует отдельный приказ о назначении ответственного за кадровое делопроизводство. Это связано с тем, что штат там больше, следовательно, и объем заполняемой документации по личному составу.

    Каждая организация вправе самостоятельно определяться с наименованием и количеством должностей. Также следует учитывать, что назначение ответственного за делопроизводство будет актуально в организациях с несколькими филиалами.

    Ошибочно полагать, что при наличии секретариата в головной организации структурным подразделениям нет необходимости беспокоиться о ведении разного рода бумаг.

    Для того чтобы на юридическом уровне закрепить в обязанностях руководителя конкретного подразделения ответственность за ведение разного рода документов, и существует приказ о назначении ответственного за делопроизводство, образец которого доступен для скачивания вверху страницы.

    За документооборот и делопроизводство несет ответственность изначально руководитель. А назначенный сотрудник является ответственным лишь за процесс его ведения. То есть такие аспекты, как штат, оплата, количество служб делопроизводства, определяет целиком и полностью руководитель. Подчиненный только ведет, поддерживает работоспособность системы документооборота.

    В 2019 году была поправлена статья 15.11 КоАП РФ. В ней говорится о том, что наказание на неверное хранение документов (а это часть делопроизводства) постигнет ответственного в виде штрафа, а при повторных нарушениях – дисквалификации. Там есть формулировка «должностное лицо». Им может быть как руководитель, так и сотрудник его организации.

    Если руководитель подписал приказ о назначении ответственного за делопроизводство и документ имеет юридическую силу, то за все нарушения, которые могут быть выявлены в ходе проверок, несет ответственность назначенное лицо.

    Независимо от отраслевой принадлежности или режима налогообложения все хозяйствующие субъекты (организации и ИП) обязаны хранить документы бухгалтерского и налогового учета. Иными словами – вести архив.

    Под архивным документом понимается материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства (п. 2 ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ ).

    Источник: https://vmalevany.ru/prikaz-ob-otvetstvennom-za-arhiv-orga/

    Прав-помощь
    Добавить комментарий